С разпоредбата на чл. 73, ал. 1 от ЗДДФЛ законодателят е задължил платците на доходи, които са предприятия и самоосигуряващи се лица да удържат, декларират и внасят данък при изплащане на доходи на физически лица, за което изготвят справка по образец за изплатените през годината доходи и за удържаните през годината данък и задължителни осигурителни вноски. Също така съгласно чл. 73, ал. 6 работодателите са задължени да изготвят справка по образец за изплатените през годината облагаеми доходи по трудови правоотношения и за удържаните през годината данък и задължителни осигурителни вноски.

Справките по чл. 73, ал. 1 и ал. 6, за които задължението за подаване възниква след 31.12.2019 г., се предоставят само по електронен път във формат и по ред, одобрени със заповед на изпълнителния директор на НАП. Справките се предоставят в срок до 28 февруари на следващата година.

Съгласно чл. 82 от ЗДДФЛ за непредставяне или за несвоевременно представяне на информацията по чл. 73, както и за посочване на неверни или непълни данни, се налага глоба или имуществена санкция в размер до 250 лв. При повторно нарушение размерът на глобата е до 500 лв. За нарушения, извършени за повече от едно физическо лице, глобата или имуществената санкция се налага поотделно за всяко физическо лице.

Изключително важно е справките по чл. 73 от ЗДДФЛ да са коректно изготвени, тъй като те са основен източник, от който Националната агенция за приходите /НАП/ черпи информация за изплатените през годината доходи, включително и от трудови правоотношения. Информацията в тези справки се използва за предварително автоматично попълване на годишната данъчна декларация по чл. 50 от ЗДДФЛ, което налага посочените в тях данни да са достоверни.

Разбира се, че по една или друга причина, понякога се допускат грешки при изготвяне на справките. Добрата новина е, че за справките, за които задължението за подаване възниква след 31.12.2019 г., законодателят е предвидил възможност при откриване на грешка в данните, предоставени за конкретно физическо лице, след 28 февруари да се направят промени в сгрешените данни в срок до 30 септември на годината, през която е предоставена информация. Броят на корекциите, направени в указания срок, е неограничен и за тях не е нужно да се иска разрешение от НАП.

!!!!! Обръщам внимание, че за да бъде направена корекция на данните в справките по чл. 73 от ЗДДФЛ, то следва да има подадени основни данни от платеца на доходите, т.е. справките по чл. 73 ал. 1 и ал. 6 следва да са били подадени в законоустановения за това срок, а именно в срок до 28 февруари, за да могат да бъдат подавани корекции за тях.

Важно е да се знае, че ако се налага корекция на информацията във вече подадени справки по чл. 73 от ЗДДФЛ, то следва да се подадат само данните за лицата, за които се е наложило да се направи корекция на подадените преди това основни данни.

Какви са най – често допусканите грешки при изготвяне на справките по чл. 73, ал. 1 от ЗДДФЛ?

  1. Във вече подадени данни за изплатени доходи на физически лица може да е допусната грешка в предоставените данни – прави се корекция с код 1 „коригиращи данни“
  2. Възможно е в предоставените справки да е пропуснато подаването на данни за физически лица, на които са били изплатени доходи през данъчната година – добавят се данните за тези лица с код 0 „основни данни“
  3. В подадените справки е възможно да фигурират лица, за които не е следвало да бъде подавана информация – заличават се данните с код 8 „заличаващи данни“
  4. Често допускана грешка при изготвяне на справката по чл. 73, ал. 1 от ЗДДФЛ е неточното посочване на кода за вида доходи – код 401 вместо код 402, код 306 вместо код 307 и т. н.
  5. Възможно е да е допусната грешка в размера на изплатения доход и удържания данък;

Принципите за извършване на корекции в справката по чл. 73, ал. 1 и справката по чл. 73, ал. 6 от ЗДДФЛ са идентични.

Нужно е обаче, когато правим корекции, да сме наясно със специфичните особености на двата формуляра. Специфичен е начинът на попълване на двете справки, което обуславя разликите при извършване на корекции:

  1. Част II на утвърдения от министъра на финансите образец на Справката по чл. 73, ал. 1 от ЗДДФЛ се попълва за всяко физическо лице и всеки код за вид доход. Колоната „код корекция“ се попълва за всяко физическо лице и за всеки код на дохода, като се отбелязва „0“, когато със справката се предоставят основни данни, „1“ – коригиращи данни, „8“ – заличаващи данни.
  2. При Справката по чл. 73, ал. 6 от ЗДДФЛ за всяко физическо лице се попълва отделна част II. „Код корекция“ в Част II се отнася за всички данни, подавани от работодателя за дадено физическо лице, т.е. за цялата Част II.

Предвид специфичните особености при попълване на двата формуляра, при откриване на грешки в представените основни данни за конкретно физическо лице коригирането на данни се прави по различен начин:

  1. Когато се прави корекция в Справката по чл. 73, ал. 1 от ЗДДФЛ, тя се извършва по идентификатора на конкретното физическо лице /ЕГН, ЛНЧ, ЛН, Сл. № от НАП/ и кода за вида на дохода. Предвид това, в справката по чл. 73, ал. 1 от ЗДДФЛ е възможно да се направи корекция само за отделен вид доход, когато платецът на дохода е посочил данни за едно физическо лице с различен код за вида на дохода.
  2. Корекцията в Справката по чл. 73, ал. 6 от ЗДДФЛ се извършва само по идентификатор на физическото лице /ЕГН/. Поради тази причина, без значение за кое поле се отнася промяната и за кой код за вид доход, за конкретното физическо лице, за което се налага промяната, се попълва нова Част II. С други думи казано, в справката по чл. 73, ал. 6 от ЗДДФЛ не е възможна корекцията само за отделен вид доход, когато работодателят е представил данни за едно физическо лице с два различни кода за вида на дохода, тъй като цифрата за „код корекция“ /“0“ – основни данни, „1“ – коригиращи данни, „8“ – заличаващи данни/ се отнася за всички данни, които работодателят подава за конкретното физическо лице, а именно за цялата част II.

Примери за извършване на корекции на данни в Справката по чл. 73, ал. 1 от ЗДДФЛ

Пример 1 През 2019 г. физическо лице е получило доход от лихва и наем на МПС. Съответно, в справката по чл. 73, ал. 1 конкретното физическо лице с ЕГН е посочено с два различни кода за вида доход на два отделни реда: код 603 – за дохода от лихви и код 402 – за получения доход по договора за наем на МПС. След подадена справка с основни данни е открита допусната грешка относно размера на удържания данък за код 603. В посочения пример се налага корекция само в данните за единия код – 603 за дохода от лихви. Фирмата ще подаде нова справка по чл. 73, ал. 1 с код корекция „1“ само за реда, за който е установена грешката. Другият ред, на който е посочен доходът от наем на МПС с код 402 няма да се променя и попълва отново.

Пример 2 Ако, обаче, при попълване на справката за конкретно физическо лице е допусната грешка в кода за вида доход, а именно вместо 402 е попълнен 401, то следва да се направи корекция на кода на дохода за това лице. В този случай, като първа стъпка трябва данните да бъдат заличени с код „8“ – заличаващи данни, след което отново трябва да бъдат попълнени с кода за основни данни „0“. Тъй като не се допуска подаването в един файл на основни и коригиращи данни за едно и също  физическо лице и един и същ код на дохода, подадени от един платец, то промяната се прави с подаване на две справки по чл. 73, ал. 1 от ЗДДФЛ – с едната се заличават данните с код корекция „8“ – заличаващи данни, а с другата се подават новите данни с код корекция „0“ – основни данни.

Искам да обърна внимание, че ако се наложи подаване на основни данни в тази хипотеза, то фирмата не следва да бъде санкционирана, тъй като е ясно, че става въпрос за коригиране на кода за вида доход.

Пример 3 В законоустановения срок за конкретно физическо лице е подадена справка по чл. 73, ал. 1 от ЗДДФЛ с основни данни за брутния размер на дохода, както следва:

с код 401 в размер на 9460 лв. и удържан данък 928.80 лв.

с код 402 в размер на 860 лв. и удържан данък 77.40 лв.

При последваща проверка на подадените данни се оказва, че е допусната техническа грешка и доходът от наем в размер на 860 лв., съответно удържаният данък в размер на 77.40 лв. са неправилно посочени в код 402. Доходът с код 402 също е трябвало да бъде посочен с код 401. В този случай:

  1. първо данните за код 402 трябва да бъдат заличени с код „8“ – заличаващи данни
  2. второ – данните за код 401 трябва да бъдат коригирани с код „1“ – коригиращи данни с размера на дохода 10 320 лв. и удържан данък 928.80 лв.

Тъй като не се допуска подаването в един файл на коригиращи и заличаващи данни за едно и също физическо лице и един и същ код на дохода, подадени от един платец, то промяната се прави с подаване на две справки по чл. 73, ал. 1 от ЗДДФЛ – с едната се заличават данните с код корекция „8“ – заличаващи данни, а с другата се подават новите данни с код корекция „1“ – коригиращи данни.

Пример 4 Фирма подава справката по чл. 73, ал. 1 от ЗДДФЛ в законоустановения срок. Посочва данни за изплатени доходи на тридесет физически лица. При последваща проверка на подадената информация е установено, че:

  • за три физически лица е допусната грешка в брутния размер на дохода,
  • за две физически лица е подадена информация, но те въобще не следва да фигурират в справката,
  • за едно физическо лице е пропуснато да бъде предоставена информация.

Фирмата може да отстрани допуснатите грешки като подаде нова Справка по чл. 73, ал. 1 от ЗДДФЛ в срок до 30.09., в случай че грешката е открита след законоустановения срок за нейното подаване, като:

  1. за трите физически лица с допусната грешка в брутния размер на дохода направи корекция с код „1“ – коригиращи данни
  2. за двете физически лица, за които не е трябвало да се подава информация направи заличаване на данните с код „8“ – заличаващи данни
  3. физическото лице, което е пропуснато бъде добавено в справката с код „0“ – основни данни.

Бързам да обърна внимание, че за лицето, на което през годината, е изплатен доход и е пропуснато подаването на данни в справката по чл. 73, ал. 1 от ЗДДФЛ не става въпрос за отстраняване на грешка по реда на чл. 73, ал. 8 от ЗДДФЛ, тъй като за това лице изобщо липсват подадени основни данни в рамките на законоустановения срок /28.02./, поради което, на основание чл. 82 от ЗДДФЛ, фирмата може да бъде санкционирана.

Примери за извършване на корекции на данни в Справката по чл. 73, ал. 6 от ЗДДФЛ

Пример 1 На 18.02. работодател подава основни данни за изплатени доходи в справката по чл. 73, ал. 6 за 150 физически лица. Впоследствие е установено, че е допусната грешка за едно физическо лице, за което работодателят е посочил в Част II облагаеми доходи с код 101 и 102. Сгрешени са подадените данни за доходите само за код 101.

Независимо, че допусната грешка касае само код 101, то работодателят следва по ЕГН на лицето, за което се налага корекция, отново да попълни всички данни за доходите, от трудови правоотношения за това лице в Част II, а не само коректните данните за код 101, т.е. с вид код на дохода 101 – с коригираната сума и 102 с непроменените данни и така изготвената справката да бъде подадена с код корекция „1“ – коригиращи данни.

Пример 2 На 18.02. работодателят подава справка по чл. 73, ал. 6 от ЗДДФЛ за изплатени доходи по трудови правоотношения за 15 физически лица. След законоустановения срок за подаване на справката /28.02/ е установено, че в нея липсват данни за служител, който е освободен от длъжност предходната година, но за месец януари на годината, за която се отнася справката е изплатено възнаграждение за декември на предходната година, в която е освободен.

В този случай, следва да бъдат подадени данни само за пропуснатото физическо лице с код корекция „0“ – основни данни. Обръщам внимание, че тъй като за това лице не са подадени данни в рамките на законоустановения срок /28.02./, то, на основание чл. 82 от ЗДДФЛ, работодателят може да бъде санкциониран.

Пример 3 Съдружник във фирма е получавал възнаграждение за положен личен труд до 31.10.2019 г. От 01.11.2019 г. е сключен договор за управление и контрол. След законоустановения срок за подаване на справката по чл. 73, ал. 6 от ЗДДФЛ, която включва данни за 10 физически лица, в това число и собственикът, е установено, че в справката се съдържат данни само за доходите от положен личен труд с код 102 и не е подадена информация с код 101 за изплатените доходи на съдружника по договора за управление и контрол.

За отстраняване на допусната грешка следва да се попълни цялата Част II на справката, като посочва код корекция „1“ – коригиращи данни, отново описва доходите от положения личен труд с код 102 и добавя пропуснатите доходи по договора за управление и контрол с код 101.