Постоянно ме питат: „Не е ли достатъчна тази фактура за нощувка, за да се отчете командировката?!“ За съжаление, отговорът е „НЕ, НЕ Е!“

Какво е необходимо да знаете и направите, за да бъдат данъчно признати направените разходи от ваш служител, който е назначен при вас на трудов договор във връзка с командироването му в друг град по повод изпълнението на задачи, свързани с предмета на дейност на вашата фирма!?

Отчетените разходи за командировката следва да бъдат признати за данъчни цели при положение, че са изпълнени следните условия:

  1. Пътуването и престоят ,във връзка с които са направени разходите следва да са извършени във връзка с дейността;
  2. Да са налице договорни отношения между лицето и фирмата, оформени писмено
  • трудов договор или
  • сключен граждански договор за времето на командировката, т.е. при всяка командировка да се оформя граждански договор с конкретни задачи и цели, за постигането на които се командирова
  1. Да е налице документална обоснованост на направените разходи във връзка с направената командировка по смисъла на чл. 10 от ЗКПО

В конкретния случай налице е трудово правоотношение между лицето и фирмата и командировката е във връзка с предмета на дейност на фирмата.

Да обърнем внимание на изискването за документална обоснованост на направените разходи във връзка с командировката

При командироването на служител в друг град във връзка с изпълнение на задачи, свързани с предмета на дейност, е необходимо да бъде издадена ПИСМЕНА ЗАПОВЕД ЗА КОМАНДИРОВКА. Когато е наложително и се налага незабавно заминаване на служителя, командироването може да се извърши и устно от командироващия, НО В 3-ДНЕВЕН СРОК ТОЙ Е ДЛЪЖЕН ДА ИЗДАДЕ ПИСМЕНА ЗАПОВЕД .

Заповедта за командировка трябва да бъде попълнена според изискванията, залегнали в чл. 9 от НАРЕДБАТА ЗА КОМАНДИРОВКИТЕ В СТРАНАТА. Съществува съдебна практика и решения на ВАС, които приемат, че след като заповедта за командировка не е попълнена и не съдържа реквизитите посочени в цитирания член, то налице е основание за непризнаване на направения разход за данъчни цели. Заповедта на командированото лице следва да съдържа:

  • наименованието на предприятието и длъжностното лице, което издава заповедта;
  • трите имена и длъжността на командированото лице;
  • мястото на командироването;
  • задачата, за която лицето се командирова;
  • времетраенето на командировката;
  • командировъчните дневни, пътни и квартирни пари, на които командированият има право;
  • начинът на пътуването и други данни, които имат значение за определяне правото и размера на командировъчните пътни пари;
  • необходимостта и видът на отчета за извършената работа;

При положение, че се наложи промяна във времетраенето или възникне необходимост от други промени във връзка с командировката, те могат да бъдат направени само с нова писмена заповед.

Заповедта за командировка се издава от работодателя или от упълномощено от него длъжностно лице.  Тя следва да бъде заверена, т.е. следва да бъде отбелязана датата на пристигане и отпътуване, следва да бъде поставен подпис и печат на съответните места /пристигнал, отпътувал/ от упълномощено служебно лице на фирмата, в която е командировано лицето. В случаите, когато командировката е на място, където отговорното служебно лице не разполага с печат на фирмата, то заверката се извършва само с неговия подпис.

На командированото лице се заплащат пътни, дневни и квартирни пари за времето на командировката. Следва да бъдат заплатени пътни пари за отиване до мястото на изпълнение на задачата и обратно, както и превозните разноски за обществен транспорт в чертите на населеното място.

Когато в заповедта за командировка е посочено командированият да пътува с личен автомобил, се изплащат пътни пари, равни на стойността на изразходваното гориво по разходни норми, определени от производителя на моторното превозно средство, за най-икономичния режим на движение. В този случай в заповедта за командировка задължително се посочват:

  • данните за вида и марката на личното моторно превозно средство;
  • за разхода, вида и цената на горивото;
  • за маршрута и разстоянията в километри по републиканската пътна мрежа, по които се установяват пътните пари;

На командированото лице се полагат дневни пари, които следва да бъдат посочени в заповедта за командироване. Когато командировката е с нощувка, то на командированото лице се полагат дневни пари в размер 20,00 лева за всеки ден от командировката, а без нощувка – 10,00 лева. Съгласно чл. 13, т. 23 от ЗДДФЛ дневните командировъчни пари, чиито размер не превишава двукратния размер, определен за лицата по трудови правоотношения, са необлагаеми доходи. Това означава, че на командированото лице може да бъде изплатен двукратния размер на определените в Наредбата за командировките в страната дневни пари, без да се разглеждат като облагаем доход.

Командированото лице е длъжно в 3-дневен срок след завръщането си от командировка да изготви и представи отчет за извършената работа, а ръководителят на фирмата е длъжен в 5-дневен срок да даде мнение по отчета.

Или накратко казано, за да сте спокойни, че направените разходи във връзка с командировката на ваш служител ще бъдат данъчно признати, следва да бъде спазено всичко описано до тук:

  1. да е налице договорно отношение между фирмата и командированото лице – трудово или извънтрудово правоотношение /в конкретния случай е налице трудово правоотношение/;
  2. да е налице издадена писмена заповед с попълнени прилежно реквизити;
  3. отчет на командированото лице в 3-дневен срок от завръщането му, както и вашето мнение по отчета в 5-дневен срок;