Нерядко се случва, дори и на нас счетоводителите, да пообъркаме фактурата и в бързината да я предоставим на нашия клиент. Нека например вземем случая, в който поради техническа причина сме дублирали номер на фактура, т.е. издали сме фактура с един и същи номер на двама различни клиента. Това не е толкова страшно, но какво трябва да направим в такъв случай!? И сега кредитно известие ли да издадем или протокол за анулиране!?
Нека да обърнем внимание на въпроса кога издаваме протокол за анулиране и известие /кредитно или дебитно/ ..
Първо да разгледаме какво е предназначението на протокола за анулиране и кредитното/дебитно известие. Кога издаваме протокол за анулиране и кога кредитно/дебитно известие!?
КОГА ИЗДАВАМЕ ИЗВЕСТИЕ /КРЕДИТНО ИЛИ ДЕБИТНО/ КЪМ ФАКТУРА!?
ЗАПОМНЕТЕ: ИЗВЕСТИЕ ИЗДАВАМЕ:
- При изменение на данъчната основа
- При разваляне на доставката
В чл. 115, ал. 1 от Закона за данък върху добавената стойност /ЗДДС/ са уредени случаите, в които доставчикът издава известия, било то кредитни или дебитни. При изменение на данъчната основа или при разваляне на доставката, за която е издадена фактурата, доставчикът е длъжен да издаде известие към фактурата не по – късно от 5 дни от възникване на това обстоятелство. Когато известието е за доставка, за която е издадена фактура с начислен данък за получено авансово плащане, то се издава в 5-дневен срок от датата на връщането, прихващането или уреждането му по друг възмезден начин.
Когато данъчната основа на доставката се е променила в посока увеличение, издаваме дебитно известие, а при нейното намаление или при разваляне на доставката се издава кредитно известие.
Освен реквизитите по чл. 114 от ЗДДС известието към фактурата задължително трябва да съдържа:
- Номер и дата на фактурата, към която се издава
- Основанието за неговото издаване
И така, стана ясно кога издаваме известия. Видно е, че в нашия случай не са налични обстоятелствата, при които сте задължени да издадете кредитно известие, а именно – НИТО ДОСТАВКАТА Е РАЗВАЛЕНА, НИТО Е НАМАЛЕНА ДАНЪЧНАТА ОСНОВА НА СЪЩАТА, Т.Е. РАЗПОРЕДБАТА НА ЧЛ. 115 ОТ ЗДДС Е НЕПРИЛОЖИМА. ОТГОВОР НА НАШИЯ ВЪПРОС ЩЕ ТЪРСИМ В ЧЛ. 116 ОТ ЗДДС.
АНУЛИРАНЕ НА ДАНЪЧНИ ДОКУМЕНТИ ПО ЗДДС
Когато не става въпрос за промяна на данъчната основа или за разваляне на доставката, а за грешно издадена фактура, както е в нашия случай, законодателят не разрешава поправки и добавки, а изисква тя да бъде анулирана и да се издаде нова /чл. 116, ал. 1 от ЗДДС/. Законът определя като „погрешно съставени“ и издадените документи, в които не е начислен данък, въпреки че е следвало да бъде начислен.
Има значение в кой момент възниква обстоятелството, поради което се налага анулиране на конкретния документ.
Когато погрешно издадените документи са включени в отчетните регистри на доставчика и получателя, които са участници в конкретната доставка, за която е издаден съответния документ, за анулирането им се съставя ПРОТОКОЛ за всяка от страните, който съдържа:
- Номер и дата на протокола
- Данни за доставчика и получателя на анулирания документ
- Основание за анулирането
- Номер и дата на документа, който се анулира
- Номер и дата на издадения нов документ
- Подпис на лицата, съставили протокола за всяка от страните
Всички екземпляри на анулираните документи се съхраняват при издателя, а отчитането им си извършва по ред, установен в Правилника за прилагане на ЗДДС /чл. 116, ал. 5/.
Протоколите за анулиране следва да бъдат с поредни номера. Номерата не трябва да се дублират, както и не следва да има пропуснати номера при тяхното издаване.
Когато анулираме документ в данъчен период, различен от този на издаване на документа, следва да го включим отново изцяло в дневника за продажбите, като стойностите са същите, но с ОТРИЦАТЕЛЕН ЗНАК.
При анулиране на фактура в данъчен период, различен от периода на издаването и, документът се отразява, също с отрицателен знак, и в дневника за покупки на получателя.
Според записаното в приложение № 12 от ППЗДДС, при положение че се анулира документ (фактура или известие към фактура) след периода, в който е издаден, той се включва във файла „PRODAGBI.ТХТ“ на издателя, като в полетата, описващи стойности, се попълват стойности, равни по размер на съдържанието на съответните полета от оригиналния запис в дневника, но с противоположен знак. Документът се описва в дневника за покупки на получателя във файл „POКUPKI.ТХТ“ на получателя, касаещ данъчния период, през който е анулиран документът, като в полетата, описващи стойности, се попълват стойности, равни по размер на съдържанието на съответните полета от оригиналния запис в дневника, но с противоположен знак.
Когато анулираме фактура в периода на нейното издаване, то тя се включва в дневника за продажби на издателя, но с нулева стойност, т.е. не е нужно да се издава протокол за анулиране.
Трябва да обърнем внимание, че в този случай документът въобще не се отразява в дневника за покупки на получателя.
Съгласно записаното в приложение № 12 от ППЗДДС, при положение че се анулира документ (фактура или известие към фактура) в периода, в който е издаден, той се описва във файла „PRODAGBI.ТХТ“ на издателя, но полетата, описващи стойност, се оставят празни (не се попълват) или се записва стойност нула (0). Документът не се описва в дневника за покупки на получателя.
НЕКА ОБЪРНЕМ МАЛКО ВНИМАНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИТЕ ФАКТУРИ И ПО СПЕЦИАЛНО КАК Е ПО – УДАЧНО ДА ПОСТЪПИМ, КОГАТО АНУЛИРАМЕ ЕЛЕКТРОННА ФАКТУРА.
По – горе споменах, че има значение в кой момент възниква обстоятелството, поради което се налага анулиране на конкретния документ /в данъчния период на неговото издаване или след това/.
Да обърнем внимание на нормата на чл. 116, ал. 5 от ЗДДС, че всички екземпляри на анулираните документи следва да се съхраняват при техния издател. Смисълът на тази разпоредба е да се гарантира, че анулираният документ няма да бъде използван от получателя.
Поради това, че електронните фактури във всеки един момент могат да бъдат разпечатани и използвани от техния получател, то в интерес на лицето, издало документа, който се анулира, е да разполага с друг документ, който да послужи като безспорно доказателство, че получателят е уведомен за направеното анулиране и не следва да съхранява екземпляр от електронния документ, тъй като е анулиран.
ИЛИ …. Въз основа на казаното, следва да се направи извода, че без значение в кой момент възниква обстоятелството, налагащо анулирането, АНУЛИРАНЕТО НА ЕЛЕКТРОНЕН ДОКУМЕНТ МОЖЕ СЕ ИЗВЪРШИ САМО ЧРЕЗ ИЗДАВАНЕТО НА ПРОТОКОЛ ПО ЧЛ. 116, АЛ. 4 ОТ ЗДДС, КОЙТО ЩЕ БЪДЕ НЕОСПОРИМО ДОКАЗАТЕЛСТВО, ЧЕ ФАКТУРАТА Е АНУЛИРАНА.
