Отчитане на провизии за неизползвани отпуски

Когато говорим за отчитане на провизии за неизползвани отпуски, следва да обърнем внимание на следните нормативи:

  1. Кодекс на труда /КТ/
  2. СС № 19 – Доходи на персонала
  3. СС № 37 – Провизии, условни задължения и условни активи

В глава осма от Кодекса на труда са изброени различните видове отпуски, на които има право всеки работник или служител:

  1. платен годишен отпуск в размер не по-малко от 20 работни дни през една календарна година
  2. допълнителен платен годишен отпуск:
    • за работа при специфични условия и рискове за живота и здравето, които не могат да бъдат отстранени, ограничени или намалени, независимо от предприетите мерки – не по-малко от 5 работни дни;
    • за работа при ненормиран работен ден – не по-малко от 5 работни дни.
  3. Отпуск за изпълнение на граждански, обществени и други задължения:
    • при встъпване в брак – 2 работни дни;
    • при кръводаряване – за деня на прегледа и кръводаряването, както и 1 ден след него;
    • при смърт на родител, дете, съпруг, брат, сестра и родител на другия съпруг или други роднини по права линия – 2 работни дни;
    • когато е призован в съд или от други органи като страна, свидетел или вещо лице;
    • за участие в заседания като член на представителен държавен орган или съдебен заседател;
    • за участие в заседания на специален орган за преговори, европейски работнически съвет или представителен орган в европейско търговско или кооперативно дружество;
    • когато е отправено предизвестие от работодателя за прекратяване на трудовото правоотношение – по 1 час дневно за дните на предизвестието. От това право не може да се ползува работник или служител, който работи 7 или по-малко часове;
    • за времето на обучение и участие в доброволните формирования за защита при бедствия;
  4. Неплатен отпуск
  5. Служебни и творчески отпуски
  6. Отпуски при временна неработоспособност
  7. Отпуск поради бременност и раждане и отглеждане на дете
  8. Други отпуски, изброени в Глава осма на КТ

Както се вижда, за да има право работникът или служителя на изброените по – горе отпуски, трябва да са изпълнени конкретни условия. По своя характер тези отпуски са краткосрочни.

Съгласно чл. 155 от КТ, всеки работник или служител има право на платен годишен отпуск в размер не по – малко от 20 работни дни. При постъпване на работа за първи път работникът или служителят може да използва платения си годишен отпуск, когато придобие най – малко 8 месеца трудов стаж.

Видно от цитираната разпоредба, за разлика от всички други видове отпуск, използването платеният годишен отпуск е свързано с предварителното полагане на труд. Неговата цел е предоставяне на възможност на работниците и служителите да възстановят трудоспособността си. Платеният годишен отпуск трябва да бъде използван от работникът или служителят, наведнъж или на части, до края на календарната година, за която се отнася. Работодателят е длъжен да разреши използването платения годишен отпуск до края на съответната календарна година, като ползването му може да бъде отложено само в изрично определените случаи. Също така, не се разрешава работодателят да изплаща парично обезщетение на работниците и служителите за неизползвания платен годишен отпуск.

В Счетоводен стандарт № 19 Доходи на персонала е дадено определение на понятието краткосрочни доходи. Това са онези доходи на персонала, които стават напълно изискуеми в рамките на 12 месеца след края на периода, в който персоналът е положил труд за тях. В тях не се включват доходи при напускане и доходите под формата на акции или дялове от собствения капитал. Платения годишен отпуск е включен в състава на краткосрочните доходи, предоставени на персонала.

В т. 3.2. от СС №19 Доходи на персонала е записано, че „когато лице от персонала е положило труд в дадено предприятие в рамките на един отчетен период, предприятието следва да признае недисконтираната сума на краткосрочните доходи на заетите, която се очаква да бъде платена в замяна на положения труд като разход и като текущо задължение, след като бъдат приспаднати всички платени вече суми и полагащи се удръжки“.

Работникът или служителят, който не е използвал полагащия му се основен платен годишен отпуск през текущата  календарна година, не губи правото си за него. Когато персоналът в едно предприятие не е ползвал полагащите му се дни за платен годишен отпуск, то тези неизползвани дни се натрупват като компенсируеми отпуски. Компенсируемите отпуски, свързани с неизползваните дни платен годишен отпуск, по своята същност са:

  • Краткосрочни, тъй като обезщетенията се очаква да възникнат в рамките на 12 месеца след края на периода, през който заетите са положили свързания с тези отпуски труд.
  • Натрупващи се, с установени права – могат да бъдат използвани в бъдещи периоди, ако правото на такива отпуски за текущия период не е използвано изцяло. При напускане персоналът има право на възнаграждение за неизползваната част от отпуска.

По силата на т. 3.3 от СС 19 „Доходи на персонала“, полагащите се суми за компенсируеми отпуски на персонала се отчитат като задължение и като разход, свързан с краткосрочните доходи на персонала.

Спазвайки принципа на т. 3.3.3 от СС 19 „Доходи на персонала“, към датата на съставяне на годишния финансов отчет, предприятието трябва да направи оценка на очакваните разходи по натрупващи се компенсируеми отпуски като допълнителна сума, която следва да бъде начислена като текущ разход и съответно като задължение към персонала.  Това се прави в унисон с изискването на СС №1 за вярно и честно представяне на имущественото и финансово състояние на предприятието във финансовия отчет.

Приблизителната оценка на натрупаните компенсируеми отпуски като допълнителна сума се прави на база на правилата, залегнали в чл. 177 от КТ. База за изчисляване е среднодневното брутно трудово възнаграждение за последния календарен месец, предхождащ ползването на отпуска, през който работникът или служителят има отработени най – малко 10 работни дни. Когато няма такъв месец, то база за изчисляване са уговорените в трудовия договор основно и допълнителни трудови възнаграждения с постоянен характер.

Основанието за начисляването на провизии за неизползвани отпуски ще открием в СС №37 Провизии, условни задължения и условни активи.

Съгласно т. 6 от СС №37 провизия се признава, ако кумулативно са изпълнени следните критерии:

  1. предприятието има текущо правно или конструктивно задължение като резултат от минали събития към датата на изготвянето на баланса;
  2. има вероятност за погасяване на задължението да бъде необходим паричен поток от ресурси, включващи икономически изгоди;
  3. може да бъде направена надеждна оценка на размера на задължението.

При положение, че липсва някой от посочените критерии, то провизия не се признава.

Нека видим сега  дали начисляването на разхода за неизползвания платен годишен отпуск отговаря на посочените критерии, както следва:

  1. Работникът или служителят е отработил определените месеци, за които се полага платен годишен отпуск. Лицето не се е възползвало от правото си да го използва и съответно възниква задължение за предприятието да го плати при ползването му;
  2. Тъй като ползването на платения годишен отпуск е право на лицето, от което той не се е възползвал в рамките на текущата календарна година, то не следва да полага нов труд, за да му бъдат изплатени начислените суми. Във връзка с погасяване на задължението към работника или служителя е необходимо изразходването на паричен ресурс от страна на работодателя
  3. Правилата за изчисляване на задължението към служителите или работниците във връзка с неползвания платен годишен отпуск са заложени в чл. 177 от КТ, т.е. той може да бъде надеждно изчислен.

Видно от гореизложеното е, че начисляването на разхода за неизползван платен годишен отпуск отговаря на посочените критерии в т. 6 на СС № 37 Провизии, условни задължения и условни активи.

Счетоводните записвания са свързани с отразяването на разход за провизия и задължение към персонала. Задължението към персонала се осчетоводява по специална сметка за проследяване на начислените, но неизплатени суми за компенсируеми отпуски, която може да се нарече „Задължения към персонала по натрупващи се компенсируеми отпуски“. Салдото по тази сметка към 31.12., т.е. към датата на съставяне на баланса ще показва задължението на предприятието към персонала по начислените и неизползвани натрупващи се неизползвани отпуски.

Разходите, свързани с тези отпуски също следва да бъдат осчетоводени в отделна статия на калкулация, тъй като те не се признават в годината на счетоводното им отчитане и с тях следва да бъде увеличен счетоводния финансов резултат. Тяхната сума представлява данъчна времена разлика и следва да се начисли и данъчният ефект от тях.

Съгласно чл. 41 от ЗКПО разходите по натрупващи се неизползвани /компенсируеми/ отпуски към 31 декември на текущата година, както и разходите, свързани с тях за задължително обществено и здравно осигуряване, не се признават за данъчни цели в годината на счетоводното им отчитане. Непризнатите разходи по натрупващи се неизползвани /компенсируеми/ отпуски се признават за данъчни цели в годината, през която отпуските реално са изплатени на персонала, до размера на изплатените отпуски.

По какъв начин се изчисляват, на практика, натрупващите се компенсируеми отпуски?

Стъпка 1:

Най – напред се анализира и уточнява неизползвания платен годишен отпуск от предходен отчетен период.

Стъпка 2:

Определя се среднодневното възнаграждение за месеца, предхождащ датата на баланса, като база за изчисляване на разхода за неизползваните отпуски. Обичайно това е месец декември освен за лицата ,които нямат отработени най-малко 10 работни дни. За тях се прилагат правилата на чл. 177 от КТ. Ако има неизползван отпуск от предходната година и е направена промяна в трудовото възнаграждение на наличния персонал към датата на баланса, то следва да бъде направено преизчисляване на сумата на начислените разходи за натрупаните компенсируемите отпуски от предходния отчетен период.

Стъпка 3:

Прави се изчисление на дължимите осигуровките върху натрупаните компенсируеми отпуски от предходен отчетен период.

Стъпка 4:

Правят се изчисления и съответни счетоводни записвания във връзка с натрупания компенсируем отпуск, използван от работниците и служителите през текущата година.

Стъпка 5:

Извеждат се всички дни неизползван платен годишен отпуск, полагащ се за съответната отчетна година на всички работници и служители, които са налични към датата на съставяне на баланса. Правят се съответни счетоводни записвания във връзка с отчитането на полагащите се суми за компенсируеми отпуски на персонала като задължение и съответно като текущ разход, свързан с краткосрочните доходи на персонала.

Като заключение, нека да обърнем внимание на следното:

Законодателят е уредил в чл. 176а КТ правилото, че когато платеният годишен отпуск или част от него не е ползван до изтичане на две години от края на годината, за която се полага, независимо от причините за това, правото на ползването му се погасява по давност.

При прекратяване на трудовото правоотношение неизползваният от работника или служителя платен годишен отпуск в рамките на 2-годишния давностен срок подлежи на парично обезщетение по реда, предвиден в чл. 224 КТ.

Важно е да знаете, че предвидената в закона 2-годишна погасителна давност не се прилага за неползван платен отпуск, която се полага за времето до 31.12.2009 г. Ето защо, ако имате неползван отпуск за времето преди 31.12.2009 г., можете да го използвате до прекратяване на трудовото правоотношение, като ако не сте го използвали до тогава, същият  също подлежи на парично обезщетение съгласно реда, предвиден в чл. 224 КТ.